WFS App
Polityka prywatności WFS App
Tutaj wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy w aplikacji, po co to robimy i jakie prawa przysługują użytkownikowi.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w WFS App jest WFS Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Karoliny 4, 40-186 Katowice, KRS 0000706478, NIP 7692229833, REGON 368847613.
W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw skontaktuj się pod adresem damianprzybylo@wfspolska.pl. Jeżeli WFS wyznaczy inspektora ochrony danych, jego aktualne dane kontaktowe zostaną opublikowane w tym miejscu.
2. Skąd otrzymujemy dane
Dane mogą pochodzić:
- bezpośrednio od użytkownika, gdy uzupełnia profil, przekazuje feedback, zapisuje notatkę lub kontaktuje się z pomocą;
- od administratora albo organizatora wydarzenia, który tworzy użytkownika i przypisuje go do wydarzenia;
- z zewnętrznego systemu zapisów na wydarzenie, jeżeli dane zostały tam przekazane WFS zgodnie z jego zasadami;
- automatycznie z urządzenia, przeglądarki i systemów obsługujących aplikację.
Gdy dane nie zostały zebrane bezpośrednio od użytkownika, WFS przekazuje informację wymaganą przez art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub udostępnieniu danych, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta i tożsamości: imię, nazwisko, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, identyfikatory konta, status, role, uprawnienia i informacje o logowaniu.
- Profil networkingowy: zdjęcie, firma lub marka, rola, branża, wizytówka networkingowa, odpowiedzi o działalności, celach, poszukiwanych kontaktach, możliwościach pomocy, tematach rozmów i zainteresowaniach oraz opcjonalny e-mail kontaktowy i profil LinkedIn.
- Dane wydarzeń: przypisania, numer uczestnika, status uczestnictwa, obecność, gotowość profilu, dane wydarzenia, rekomendacje rozmów, korekty rekomendacji i połączenia networkingowe.
- Feedback: informacja, czy rozmowa się odbyła, oceny jej wartości i trafności wyjaśnienia, zamiar dalszego kontaktu oraz prywatna notatka użytkownika. Organizator otrzymuje wyłącznie zbiorcze wyniki po osiągnięciu wymaganego progu respondentów.
- Zgody i historia zmian: treść decyzji, wersja dokumentów, data oraz powiązanie z wersją profilu.
- Dane techniczne i wsparcia: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa i błędów, ustawienia interfejsu oraz treść zgłoszeń, załączniki i zrzuty ekranu przekazane przez widżet pomocy.
- Dane działania AI: wybrane odpowiedzi profilowe, techniczne identyfikatory, wyniki etapów doboru, wygenerowane uzasadnienia i metadane żądań. Zabezpieczenia aplikacji wyłączają z wejścia AI imię i nazwisko, zdjęcie, adres e-mail i adres LinkedIn.
WFS nie prosi w aplikacji o dane szczególnych kategorii, takie jak dane o zdrowiu, przekonaniach, pochodzeniu lub życiu seksualnym. Nie wpisuj ich do pól opisowych, prywatnych notatek ani zgłoszeń pomocy.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Utworzenie konta, logowanie, obsługa wydarzeń i świadczenie funkcji aplikacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem |
| Przygotowanie rekomendacji na podstawie profilu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika |
| Pokazanie profilu i danych kontaktowych osobom połączonym rekomendacją | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — odrębna zgoda użytkownika |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, wsparcie i ulepszanie działania aplikacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes WFS i użytkowników |
| Wysyłka wiadomości dotyczących konta i przypisanego wydarzenia | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO — wykonanie usługi i sprawna organizacja wydarzenia |
| Realizacja obowiązków prawnych, obsługa żądań i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO |
Prawnie uzasadnione interesy obejmują ochronę kont i danych, zapewnienie pomocy, dokumentowanie prawidłowego działania usługi oraz ustalanie, dochodzenie i obronę roszczeń.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Dane potrzebne do utworzenia konta i uwierzytelnienia są wymagane, aby korzystać z WFS App. Odpowiedzi profilowe i zgoda na ich analizę są potrzebne do udziału w doborze rekomendacji. Bez nich użytkownik może mieć dostęp do konta i informacji o wydarzeniu, ale nie otrzyma rekomendacji rozmów.
E-mail kontaktowy, profil LinkedIn, zdjęcie, feedback, prywatna notatka i zgłoszenie pomocy są dobrowolne. Niepodanie ich nie blokuje podstawowego dostępu do konta, choć ogranicza odpowiadające im funkcje.
6. Komu ujawniamy dane
Dane mogą otrzymywać:
- upoważnieni administratorzy WFS i organizatorzy wydarzeń — w zakresie potrzebnym do zarządzania użytkownikami, wydarzeniami i rekomendacjami;
- inni uczestnicy — wyłącznie w zakresie wynikającym z opublikowanej rekomendacji, etapu wydarzenia i zgody na widoczność profilu;
- Convex — infrastruktura bazy danych, uwierzytelniania, funkcji backendowych i plików;
- OpenAI — analiza wybranych treści profilu i przygotowanie elementów rekomendacji przez API; dane API nie są domyślnie używane do trenowania modeli OpenAI;
- Resend — dostarczanie wiadomości e-mail;
- Userback — obsługa widżetu pomocy i feedbacku, w tym identyfikacja zalogowanego użytkownika;
- dostawcy hostingu, utrzymania, bezpieczeństwa i profesjonalni doradcy działający na rzecz WFS;
- organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Dostawcy działający jako podmioty przetwarzające otrzymują dane na podstawie umów i zgodnie z instrukcjami WFS. WFS nie sprzedaje danych osobowych.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Część dostawców lub ich podwykonawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych lub Australii. WFS korzysta wtedy z mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwa dostawcy w uznanym programie ochrony lub standardowych klauzul umownych wraz z oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.
Informację o stosowanym mechanizmie i kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z WFS.
8. Jak długo przechowujemy dane
- dane konta i dane potrzebne do świadczenia usługi — przez okres aktywności konta i korzystania z aplikacji, a następnie przez czas potrzebny do zamknięcia spraw, spełnienia obowiązków prawnych i przedawnienia roszczeń;
- profil, rekomendacje, połączenia i historia wydarzeń — przez okres potrzebny do realizacji celu networkingowego i udostępniania użytkownikowi historii, nie dłużej niż jest to uzasadnione tym celem lub roszczeniami;
- dane oparte na zgodzie — do jej wycofania lub ustania celu; zapis udzielenia i wycofania zgody może być przechowywany dłużej w celu wykazania zgodności z prawem;
- feedback, prywatne notatki i zgłoszenia pomocy — do usunięcia konta, usunięcia treści lub zakończenia celu wsparcia, z zastrzeżeniem koniecznego okresu obsługi sporów i roszczeń;
- logi bezpieczeństwa, dane techniczne i rejestry wysyłki — przez ograniczony okres wynikający z potrzeb diagnostycznych, bezpieczeństwa i konfiguracji dostawców;
- kopie zapasowe — do zakończenia cyklu ich bezpiecznego nadpisania.
Wycofanie widoczności profilu powoduje ukrycie danych profilowych i kontaktu w połączeniach, ale podstawowa historia wspólnych wydarzeń może pozostać, jeżeli jest potrzebna do zachowania spójności usługi lub ochrony roszczeń.
9. Prawa użytkownika
Na warunkach określonych w RODO użytkownik ma prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądanie można przesłać na adres kontaktowy WFS. WFS może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Nie każde żądanie prowadzi do natychmiastowego usunięcia wszystkich danych — wyjątki mogą wynikać z prawa, bezpieczeństwa, wolności wypowiedzi albo potrzeby obrony roszczeń.
Informacje o organie nadzorczym są dostępne na uodo.gov.pl.
10. Profilowanie i wykorzystanie AI
WFS App stosuje profilowanie, aby przygotować rekomendacje rozmów. System porównuje zadeklarowaną działalność, potrzeby, cele, możliwości pomocy, poszukiwane kontakty, tematy rozmów i zainteresowania uczestników. Na tej podstawie ocenia kandydatów do rozmowy i może wygenerować uzasadnienie oraz pytanie na start.
Znaczeniem takiego przetwarzania jest wskazanie osób, z którymi rozmowa może być wartościowa. Nie powoduje ono decyzji wywołującej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającej na użytkownika. Organizator może przeglądać i korygować rekomendacje, a użytkownik sam decyduje o rozmowie i dalszym kontakcie.
Zgodę na analizę profilu można wycofać. Skutkiem będzie brak udziału w kolejnych doborach rekomendacji, a nie utrata prawa do zakwestionowania wyniku lub skontaktowania się z WFS w celu uzyskania wyjaśnień.
12. Bezpieczeństwo danych
WFS stosuje adekwatne środki organizacyjne i techniczne, w tym kontrolę dostępu opartą na rolach, ochronę funkcji backendowych, szyfrowane połączenia, ograniczanie danych przekazywanych do AI, rejestrowanie istotnych operacji i współpracę z dostawcami zobowiązanymi do ochrony danych.
Żaden system nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. Podejrzenie naruszenia, przejęcia konta albo przypadkowego ujawnienia danych należy niezwłocznie zgłosić WFS.
13. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się funkcje aplikacji, zakres danych, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja i data obowiązywania są zawsze dostępne na tej stronie. O zmianie istotnej dla użytkownika WFS poinformuje w aplikacji lub e-mailem i, jeżeli będzie to wymagane, poprosi o nową zgodę.